Foto's Bezorgsysteem

de Waog
Biologische Tuinderij
NEER (L)

Eigen productie

Boerderijwinkel

Bezorgdienst

Een schematisch overzicht van het principe van ons Bezorgsysteem;
Het overgrote deel van alle bestellingen bereikt ons via de Webwinkel waar klanten die beschikken over toegangsgegevens zelf alle aanpassingen doen in onze database (Knop <bestellen>, en bij klantnummer invullen: "demo").  
Bij het bereiken van de sluitingstijd worden alle orders met het juiste weeknummer gekoppeld aan het order-automatiseringsprogramma waarbij o.a. statiegeld, kortingsregelingen, samenvoegen van (na)bestellingen e.d. automatisch uitgevoerd worden. 
M.b.v. een totaaloverzicht van alle bestelde producten wordt vervolgens de oogst en inkoop gepland.
Ondertussen wordt er op de werkplek al een start gemaakt met het klaarzetten van de bestellingen, en dat in de volgorde zoals die bestellingen ook afgeleverd gaan worden. Hierbij wordt het principe gevolgd dat de bestellingen niet per klant- maar voor een hele serie klanten per product worden klaargezet.
Centraal op de werkplek staat een PC die het ene na het andere product toont, in de volgorde waarbij zware producten het eerst- en kwetsbaren als laatste aan de beurt komen. Telkens als er een nieuw product getoond wordt gaan er bij de kisten van de klant(en)  die dát product besteld hebben lampjes branden, en wordt er op een display bij de kist het gevraagde aantal getoond. Verwisselingen,  afwijkingen of 'vergeten te geven' is hierdoor vrijwel uitgesloten.
In verband met hygiëne-eisen kan elke productgroep apart behandeld worden; Zo blijven zuivelproducten continu gekoeld, en worden m.b.v. etikettenbestanden gemerkt en verdeeld.
Ook voor kaas - die als voorbereiding al in de gewenste hoeveelheden gesneden en verpakt kan worden - , brood en banket - dat pas op de bezorgdag wordt geleverd door de bakker - , diepvriesproducten en kruidenierswaren zijn er aparte systemen bedacht die uiteindelijk samengevoegd worden tot één bestelling, waarna de vrachtauto geladen kan worden en de bezorgroute naar de diverse 'afhaaladressen' kan starten.

____________________________________________________

Hieronder in het kort de diverse werkzaamheden in beeld:

Administratieve voorbereiding

Antoinette bezig met order-invoer van bestellingen die ons telefonisch-, per Post-  of per Fax bereiken op de donderdagmorgen (10%). 
Orders van klanten die via de Webwinkel bestellen kunnen met één druk op de knop ingelezen worden.

De voorbereidingen op de werkplek:

Lege inklapbare kisten worden op een rek geplaatst, waarbij door het automatiseringsprogramma de plaats van elke kist gekoppeld wordt aan een klant. Op deze manier kan er in één keer een 'Set'  van 96 klanten gelijktijdig behandeld worden.
(De Set-grootte is variabel, en wordt bepaald door de beschikbare werkruimte)

Alle kruidenierswaren die door de 96 klanten uit zo'n serie besteld zijn worden volgens een bepaalde 'inpakvolgorde' (= lokatienummer) verzameld in het magazijn.

Alle gevraagde stukken kaas worden vooraf op een propere plek op maat gesneden, verpakt, voorzien van een etiketje en gesorteerd per soort in de koeling gelegd.

Het bestellingen klaarzetten: 

De computer geeft nu van het ene na het andere product de hoeveelheden door die door zo'n groep klanten besteld zijn, en dat in een volgorde dat zware producten eerst- en de kwetsbaren als laatste aan de beurt komen.

Telkens gaan er bij kisten waarvan de bijbehorende klant een product dat aan de beurt is ook besteld heeft, lampjes branden en toont een display het gewenste aantal. 

Hierbij worden producten die per gewicht afgerekend worden, geregistreerd m.b.v. een aan de PC gekoppelde weegschaal. Gelijktijdig worden de bedragen die later op de bonnetjes vermeld staan uitgerekend.
Als producten niet voldoende leverbaar zijn, kunnen die geautomatiseerd vervangen worden door vergelijkbare producten, waarbij rekening wordt gehouden met de wensen van de individuele klant. Op het bonnetje leest de klant of-, wat- en waarom iets niet- of anders geleverd werd.

Als alle producten aan de beurt zijn geweest worden de bonnen uitgeprint en samen met de nieuwe bestellijst bij de bestelling gestopt. De kisten worden groepsgewijze op pallets gestapeld, in afwachting tot de vrachtauto geladen kan worden.

Gekoelde producten (Zuivel, e.d.) blijven continu in de koelcel en worden daar m.b.v. naametiketjes verdeeld over de koelboxen die als laatsten de vrachtauto ingaan.

Onze medewerksters:

Het klaarzetten van de bestellingen op donderdagmiddag en vrijdag samen met 5 deeltijd medewerksters;
Op de voorgrond in rood, Trudelies

Nel bezig met het sorteren van alle op maat gesneden stukken kaas die er die week - volgens een uitdraai van de computer - besteld zijn; Als alle bestellingen klaar zijn mag er dus niets meer in deze koeling liggen....

Op het beeldscherm (in het midden) leest Ans de hoeveelheden die de klanten van een bepaald product besteld hebben. 
Maar ook op de balk links-onderaan lichten de displays op bij de kisten van die klanten die het bewuste product besteld hebben. De gewenste hoeveelheden worden ook op deze displays getoond.
Dit werkt niet alleen erg ontspannen voor de orderpikker, maar ook fouten worden zo tot een minimum beperkt.

Annemie verpakt de gevraagde porties Veldsla; Van dergelijke gewogen producten wordt het exacte gewicht bij elke klant geregistreerd m.b.v. een aan de PC-gekoppelde weegschaal; Wel zo duidelijk, voor zowel de klant als voor de producent.  

Brood wordt 's morgens vroeg vers door de bakker aangeleverd en wordt door Annemiek m.b.v. etikettenbestanden waarop o.a. de naam van de klant en het gewenste aantal vermeld staat, al dan niet gesneden, verdeeld.

  Aldje helpt klanten die de Boerderijwinkel van "de Waog" op zaterdag bezoeken. 
Het ontwikkelde winkel-kassasysteem is geïntegreerd in het orderpik-systeem van de bezorgdienst, wat het mogelijk maakt om klanten te herkennen en op naam te bedienen. 
Hierdoor worden bijv. vaste bestellingen die veel klanten hebben nooit vergeten. Producten die de klant er nog bijkoopt worden op een simpele manier aan deze order toegevoegd. 
Een ander voordeel is dat het onderhoud van het product-assortiment van de Webwinkel tevens alle aanpassingen van de Boerderijwinkel regelt. Ook alle rapporten t.b.v. boekhouding en statistiek omvatten alle handelsactiviteiten die er op het bedrijf plaatsvinden.
Zo is het mogelijk om middels één druk op de knop alle betalingen via automatische Incasso te laten verlopen.

Ook het naar wens laten samenstellen van cadeauverpakkingen met biologische producten is mogelijk.

Het bezorgen:

Twee volle vrachten met telkens zo'n 200 kisten worden bezorgd op de vrijdag (route Midden-Limburg) en zaterdag (route Oost-Brabant).

_______________________________________________________

NB. Alle informatie op deze pagina heeft betrekking op de Webwinkel/Bezorgdienst zoals 'de Waog' die van 1994 tot 2005 heeft uitgeoefend.
De Boerderijwinkel op 'de Waog' is nog altijd op vrijdagen (17 tot 20u) en zaterdagen (9 tot 16u) te bezoeken en ook kunnen er eventueel bestellingen via de Webwinkel geplaatst worden die dan afgehaald kunnen worden in de Boerderijwinkel.

Alle activiteiten rond de Bezorgdienst zijn per 1 jan. 2005 beëindigd.